Asana, Airtable или Notion? Какой софт подойдет вашему бизнесу

Ненастроенные процессы в бизнесе – болезнь с многочисленными последствиями. Рутина, занимающая 70% времени, потеря производительности и выгорание сотрудников из-за бесконечных отчетов и хаотичной информации в чатах, постоянное «тушение пожаров» руководителями и невозможность заниматься главным – развитием компании – те симптомы, которые можно лечить с помощью процессного подхода и настройки digital-среды.

Привет, меня зовут Владимир Малюгин, я и руковожу агентством performance-маркетинга Digital Geeks.

Предыстория

15 лет занимаясь бизнесом, я пробовал все новые и новые подходы к уменьшению затрат ресурсов на операционные процессы. Управление проектами и отчетность, документооборот и прочая рутина занимала большую часть времени. Я искал консультантов, статьи и видео, спрашивал коллег по цеху, но со временем понял – это тот редкий случай, когда я как руководитель могу сказать: «Хочешь сделать хорошо, сделай сам». И вот уже 7 лет я настраиваю процессы для себя и своих клиентов, пишу про это и агитирую за то, что построение и оцифровка процессов – это must have skill для руководителя любого уровня.

Всем руководителям и маркетологам, которые хотят эффективно рулить сеошниками, дарю SEO стартер-пак: внутри – гайды и шаблоны, которые я собрал за 15 лет в диджитале.

К чему приводит хаос

Большая часть процессов сегодня – цифровые. И это не инструкция, которая лежит в ящике стола и которую они читают один раз. Это то, что сотрудник видит, когда открывает компьютер. Процессы сегодня – это софт, в котором работает компания, и то, как организовано цифровое рабочее место каждого сотрудника. И это нужно настраивать. Если этого не делать и не интегрировать процессы в digital-среду, это может привести к тому, что вместо важных для бизнеса задач команда будет загружена рутиной. А главное – основатели и руководители 80% времени будут «тушить пожары» во всех отделах, а не думать о развитии компании. В лучшем случае – это сильно замедлит рост бизнеса, в худшем – приведет к банкротству.

Каждому размеру компании – свой уровень диджитализации процессов

Но есть и хорошая новость. Digital-экосистема должна соответствовать размеру компании. Если у вас небольшая команда и ничего не болит – не нужно уделять процессам много времени.

В Гарварде нам рассказывали про профессора Д. Дэрила Вайкоффа, который проводил исследование о том, какой процент выручки у компаний уходит на операционные расходы. Он обратил внимание, что успешные компании – это мелкие начинающие команды или огромные корпорации.

И выявил два типа основателей: пришедших из корпоративного бизнеса и привыкших к «бюрократии» и стартаперов, любящих творческий беспорядок. Первые на старте вкладывают много времени в процессы, и поэтому их процент расходов на поддержание бизнеса высокий, а вторые обращаются с рабочей средой вольно и тратят мало.

Но с ростом компаний ситуация постепенно меняется в противоположную сторону. У тех, кто в начале заморачивался над процессами – процент затрат постепенно снижается, а у тех, кто нет – увеличивается.

Хаос ненастроенных процессов начинает мешать, и в итоге бизнесы, которые не научились выстраивать процессы, исчезают. Он назвал это «Бермудский треугольник».

Ключевая мысль

Digital-экосистема должна соответствовать размеру компании. Если инфраструктура ей «мала» или, наоборот, «велика», то компания развивается медленнее. С увеличением клиентов и задач бизнес должен все больше заниматься настройкой операционки, если не хочет сгинуть в «бермудском треугольнике».

Все в одном – или разные сервисы для разных задач?

Давайте разберемся для каких категорий процессов нужен софт. Я выделяю 4 основных направления в работе:

1. Управление проектами и коммуникация команды.
2. Операционка.
3. База знаний.
4. Взаимоотношения с клиентами (CRM).

Под каждое направление нужно подобрать подходящий инструмент и «подружить» все между собой.

Конечно, можно использовать комплексные инструменты со «всеми возможностями под все процессы» – Bitrix24 или ClickUp. Но специализированные сервисы всегда будут эффективнее. Каждый из них заточен под один основной функционал и 100% ресурсов инвестирует только в его улучшение. Комплексной софт развивает сразу все, поэтому темпы улучшения каждой конкретной функции существенно ниже.

Плюс комплексных сервисов – все задачи в одном окне. Но это же и минус, так как сотрудники видят много лишнего. Мой опыт подсказывает, что специализированные сервисы под управление проектами, коммуникацию и работу с операционкой эффективнее. Главное уметь их правильно «подружить» между собой.

CRM используют многие компании, но с остальными процессами не все так гладко. Особенно у малого и среднего бизнеса. Об этом и поговорим.

Чтобы SEO приносил результаты, нужно грамотно управлять сеошниками. Для этого руководителям и маркетологам понадобится всего лишь одна папка – мой бесплатный стартер-пак для эффективной работы с сеошниками.

Управление проектами и коллаборации

«Работа вокруг работы»: общение в чатах, совещания, коллы, вспомогательная информация – эта та категория процессов, которая порождает больше всего хаоса, особенно если в компании нет единого подхода, и все делается с помощью «telegram-менеджмента». Я уверен в том, что это первая категория процессов, которую необходимо настраивать. Даже если вас в команде только двое, вам все равно придется взаимодействовать и ставить задачи.

Для этой категории процессов нужен task-трекер вроде Trello или Asana и любой мессенджер. Причем важно, чтобы большая часть коммуникации была связана с конкретными проектами и задачами и шла в task-трекерах, а не в мессенджерах. В чате оставляйте только то, что не уместилось в тасках.

Лично я рекомендую Asana, так как она по умолчанию не дает широких возможностей кастомизации, вместо этого предлагая четкую логику работы, заточенную под коллаборацию команд. В Asana это называется пирамидой ясности.

Операционные процессы

Управленческая отчетность, документооборот, учет трудозатрат и расчет квартальных премий – для всех подобных задач с большим объемом данных и сложными вычислениями таск-трекер не подойдет. Нужен другой софт. Небольшая команда может использовать Excel или Google Sheets. Но у такого решения есть проблемы со стабильностью и масштабированием. В нем нельзя выстроить процесс по шагам, и поэтому при росте команды или количества операций нужно что-то посерьезнее.

Для таких задач я рекомендую Airtable – no-code софт, который легко кастомизируется под особенности бизнес-процессов. В него вшиты широкие возможности автоматизации, построения связей между данными и есть даже опция написания скриптов для таких гиков, как я. Этот сервис я «прописываю» всем клиентам и использую сам. Каждую таблицу можно дополнительно разделить на отдельные срезы (чего нет в Excel и Google Sheets), добавить внутрь описание, ссылки, файлы, кнопки и связать друг с другом. При этом каждая запись открывается, как отдельная карточка. Airtable – это экселька на стероидах.

При этом важно то, что сотрудникам можно не давать доступ к самим базам данных. Для этого в Airtable есть функционал создания интерфейсов под разные роли сотрудников с разными уровнями доступов.

Получается, что команда работает с одним, но каждый сотрудник видит только то, что нужно конкретно ему: бухгалтер – счета, которые нужно завести в банк, делопроизводитель – документы по этой сделке, менеджер – только выручку и данные клиента. А руководитель видит все – от выручки до прибыли.

База знаний

Для статичной информации вроде инструкций или списка документов на отпуск бизнесу нужна база знаний с быстрым доступом из любого места, удобным оглавлением и разграничением прав.

Для этого может подойти и Google Docs, но я рекомендую Notion. Your wiki, docs & projects. Together – это их слоган, который исчерпывающе описывает функционал платформы. User-friendly сервис, похожий на конструктор сайтов, можно изучить за 20 минут работы.

Я использую Notion как платформу для описания продукта, коммуникационной стратегии, веду список конкурентов, описываю редакционную политику соцсетей, позиционирование и советую всем своим клиентам.

Важные отличия от Google Docs

Первое, у Notion одна точка входа – вам не надо давать сотрудникам сотни ссылок, достаточно одной, которая всегда будет под рукой. Пройдя по ней, они увидят все, к чему у них есть доступ. Второе, вся информация в Notion удобно структурирована, а при создании новых страниц они автоматически попадают в оглавление. Сотрудникам легко будет их найти.

За какие фишки я люблю этот сервис:

Бесконечная вложенность страниц, гиперссылка как на страницу, так и на часть текста, возможность давать доступ как ко всем документам, так и к части. И это лишь малая часть функционала, которая позволяет мне и сотрудникам быстрее ориентироваться и легче находить необходимое. Еще недавно разработчики внедрили ИИ, который придумывает идеи, пишет и редактирует тексты.

Как внедрить софт в бизнес-процессы компании

Мало понять, какой софт нужен для той или иной задачи. Еще два важных пойнта – как грамотно внедрить софт в компанию и как правильно интегрировать в него процессы.

1. Подготовьте почву:

Сначала «продайте» идею команде. Сделайте так, чтобы она сама захотела все поменять.

2. Внедрите изменения:

Определите показатели успеха, напишите инструкции, организуйте онбординг, проведите воркшопы с командой и т.д.

3. И последнее. Закрепите результат:

Свяжите его с вашим аккаунтом, чтобы клиенты могли звонить прямо в компанию, а не на мобильный номер одного из сотрудников.

И второй пойнт. Чтобы все заработало, нужно начать мыслить процессами и понимать, какие виды задач есть в вашем бизнесе. Составьте список, опишите их, поймите ответственных. А потом интегрируйте в рабочую среду.

Не должно быть такого, что вы сначала научили сотрудника процессу, а потом он пошел выполнять его в софт. Сам софт должен содержать все необходимое, в том числе инструкции и этапы. Нужно, чтобы оцифрованный процесс помогал сотруднику и не полагался на его память. Где сотрудник может забыть, запутаться или налажать – там его должен страховать digital. Не стоит полагаться на человеческую память.

Важно делать процессы максимально автономными. Чтобы они были источником основных компетенций, а не сотрудники, которые могут уйти. Человек не настолько стабильный ресурс, как Asana и другие современные инструменты.

Вывод

Сегодня удобство digital-среды должно восприниматься руководителями современных компаний как must, равно тому как они должны предоставить сотруднику стул, стол и свет в офисе. Среда должна быть комфортной и функциональной. Итоговая задача – создать такую digital-среду, которая «заберет» на себя часть задач и в нужный момент «подскажет», что и как делать.

– Вова, а как начать работу с сеошниками, если я не разбираюсь в SEO?

Чтобы эффективно управлять сеошниками, используйте материалы из моего бесплатного стартер-пака. Внутри – все нужные шаблоны, которые я собирал 15 лет: от того, как нанять сеошников, до выбора KPI и мотивации.

Источник